Format Surat Rasmi, Wajib Tahu!

by

Format surat rasmi yang betul memastikan komunikasi bertulis menjadi lebih profesional, jelas, dan mudah difahami oleh penerima.

Surat rasmi merupakan dokumen penting yang digunakan untuk komunikasi dalam urusan rasmi, sama ada di sektor kerajaan, swasta, atau organisasi.

Surat ini mesti ditulis dengan format yang betul, bahasa yang sopan, dan tujuan yang jelas agar dapat difahami dengan baik oleh penerima.

Format Surat Rasmi di Malaysia

Surat rasmi adalah bentuk komunikasi bertulis yang digunakan dalam urusan rasmi antara individu, organisasi, atau jabatan kerajaan.

Surat ini mempunyai format tertentu yang mesti dipatuhi untuk memastikan mesej yang ingin disampaikan jelas, profesional, dan mudah difahami oleh penerima.

Berikut adalah format standard surat rasmi di Malaysia:

(a) Maklumat Pengirim (Kepala Surat)

Maklumat pengirim mesti diletakkan di bahagian atas surat, sebelum tarikh dan rujukan surat. Maklumat ini penting untuk mengenal pasti pihak yang menghantar surat serta untuk membolehkan penerima menghubungi pengirim jika perlu.

Maklumat yang perlu disertakan dalam kepala surat:

  1. Nama organisasi / jabatan / individu
    • Jika surat dihantar oleh sebuah organisasi atau jabatan kerajaan, nama organisasi tersebut perlu dinyatakan dengan jelas.
    • Jika surat dihantar oleh individu, nyatakan nama penuh seperti dalam dokumen rasmi.
  2. Alamat pengirim
    • Nyatakan alamat penuh organisasi atau alamat individu jika surat dihantar atas kapasiti peribadi.
  3. Nombor telefon dan emel (jika ada)
    • Maklumat ini memudahkan penerima untuk menghubungi pengirim bagi sebarang maklum balas atau tindakan susulan.

Contoh format maklumat pengirim:

Persatuan Penduduk Taman Maju
Jalan Maju Jaya, 81300 Skudai, Johor
Tel: 012-3456789 | Emel: [email protected]

(b) Tarikh Surat

Tarikh surat perlu dinyatakan bagi menunjukkan bila surat itu ditulis dan dihantar. Ia membantu penerima mengetahui tempoh masa sesuatu urusan dan memastikan surat itu masih relevan.

  • Tarikh hendaklah ditulis di sebelah kanan atas selepas maklumat pengirim.
  • Gunakan format tarikh rasmi seperti:
    12 Februari 2025 (hari bulan dalam angka, bulan dalam perkataan, dan tahun penuh).

Contoh format penulisan tarikh:

12 Februari 2025

(c) Rujukan Surat (Jika Ada)

Rujukan format surat rasmi digunakan terutamanya dalam surat rasmi organisasi atau jabatan kerajaan untuk memudahkan pencarian rekod dan rujukan semula pada masa hadapan.

  • Biasanya terdiri daripada kod jabatan, tahun, dan nombor siri surat.
  • Diletakkan di sebelah kiri sebelum maklumat penerima.

Contoh format rujukan surat:

RUJ: JPK/2025/02-01

Jika surat dihantar oleh individu dan tidak melibatkan organisasi rasmi, bahagian rujukan ini boleh diabaikan.

(d) Maklumat Penerima

Maklumat penerima perlu dinyatakan dengan jelas supaya surat sampai kepada individu atau jabatan yang tepat.

Maklumat yang perlu disertakan:

  1. Nama penerima
    • Jika diketahui, nyatakan nama penuh penerima. Jika tidak, boleh gunakan jawatan penerima.
  2. Jawatan penerima (jika berkaitan)
    • Jika surat dihantar kepada seseorang dalam kapasiti rasmi, nyatakan jawatannya.
  3. Nama organisasi / jabatan penerima
    • Jika surat dihantar kepada sebuah jabatan atau organisasi tertentu, sebutkan nama penuh organisasi tersebut.
  4. Alamat penerima
    • Nyatakan alamat penuh organisasi atau individu yang ditujukan untuk memastikan surat sampai ke destinasi yang betul.

Contoh format maklumat penerima:

Encik Ahmad bin Ismail
Pengarah Dewan Serbaguna Taman Maju
Majlis Perbandaran Skudai
Jalan Utama, 81300 Skudai, Johor

(e) Tajuk Surat

Tajuk surat adalah elemen penting dalam surat rasmi kerana ia memberi gambaran ringkas mengenai tujuan surat tersebut. Tajuk mestilah:

  • Ditulis dalam huruf besar dan digariskan untuk menarik perhatian penerima.
  • Padat dan jelas supaya penerima dapat memahami tujuan surat dengan cepat.

Contoh format tajuk surat:

PERMOHONAN KEBENARAN MENGGUNAKAN DEWAN SERBAGUNA

(f) Kandungan Surat

Bahagian kandungan surat merupakan bahagian utama di mana mesej atau permohonan disampaikan. Kandungan surat rasmi terdiri daripada tiga bahagian utama:

1. Perenggan Pembuka

Perenggan ini bertujuan untuk memperkenalkan tujuan surat dan memberi gambaran awal kepada penerima.

  • Mulakan dengan sapaan hormat seperti Dengan hormatnya, merujuk kepada perkara di atas…
  • Nyatakan tujuan utama surat secara ringkas.
  • Jika perlu, perkenalkan diri atau organisasi pengirim.

Contoh perenggan pembuka:

Dengan hormatnya, saya ingin mengajukan permohonan untuk menggunakan Dewan Serbaguna pada 15 Mac 2025 bagi tujuan seminar kesihatan.

2. Perenggan Isi

Bahagian ini menjelaskan secara terperinci maklumat berkaitan tujuan surat.

  • Berikan maklumat lanjut tentang permohonan atau urusan yang ingin dilakukan.
  • Jelaskan keperluan dengan fakta yang jelas supaya penerima dapat memahami dengan baik.
  • Jika ada dokumen sokongan, boleh dinyatakan dalam bahagian ini.

Contoh perenggan isi:

Seminar ini dianjurkan oleh Persatuan Penduduk Taman Maju dengan kerjasama Klinik Kesihatan Setia bagi memberi kesedaran kepada penduduk tentang kepentingan penjagaan kesihatan. Oleh itu, kami memohon kebenaran pihak tuan untuk menggunakan kemudahan dewan tersebut.

3. Perenggan Penutup

Perenggan ini berfungsi untuk merumuskan tujuan surat dan menyampaikan harapan terhadap tindakan lanjut dari pihak penerima.

  • Nyatakan harapaan terhadap tindakan susulan daripada pihak penerima.
  • Gunakan ungkapan sopan seperti Saya amat berharap…
  • Ucapkan terima kasih sebagai tanda penghargaan.

Contoh perenggan penutup:

Saya amat berharap pihak tuan dapat mempertimbangkan permohonan ini. Segala perhatian dan kerjasama pihak tuan amat dihargai.

(g) Tandatangan dan Nama Pengirim

Bahagian terakhir surat rasmi ialah tandatangan pengirim, yang menunjukkan kesahihan dan keaslian surat.

Maklumat yang perlu disertakan:

  1. Tandatangan – Ditulis di atas nama pengirim.
  2. Nama penuh pengirim – Nyatakan nama sebenar seperti dalam dokumen rasmi.
  3. Jawatan (jika berkaitan) – Jika surat dihantar dalam kapasiti rasmi, nyatakan jawatan.
  4. Organisasi (jika berkaitan) – Jika surat dihantar bagi pihak organisasi, nyatakan nama organisasi tersebut.

Contoh format tandatangan:

(Tandatangan)
Ali bin Ahmad
Pengerusi,
Persatuan Penduduk Taman Maju

Jom, Baca!

Pendidikan Islam Tingkatan 1 KSSM (Download PDF)

Contoh Format Surat Rasmi

[Nama Pengirim / Organisasi]
[Alamat Pengirim]
[No. Telefon / Emel]

Tarikh: 12 Februari 2025

[Nama Penerima]
[Jawatan Penerima]
[Nama Organisasi / Jabatan]
[Alamat Penerima]

PERMOHONAN KEBENARAN MENGGUNAKAN DEWAN SERBAGUNA

Dengan hormatnya, saya ingin mengajukan permohonan bagi menggunakan Dewan Serbaguna Taman Maju pada 15 Mac 2025, bermula jam 9.00 pagi hingga 5.00 petang, untuk mengadakan seminar kesihatan komuniti.

Seminar ini dianjurkan oleh Persatuan Penduduk Taman Maju dengan kerjasama Klinik Kesihatan Setia bagi memberi kesedaran kepada penduduk tentang kepentingan penjagaan kesihatan. Oleh itu, kami memohon kebenaran pihak tuan untuk menggunakan kemudahan dewan tersebut.

Saya amat berharap pihak tuan dapat mempertimbangkan permohonan ini. Segala perhatian dan kerjasama daripada pihak tuan amat dihargai.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,

(Tandatangan)
Ali bin Ahmad
Pengerusi,
Persatuan Penduduk Taman Maju

Leave a Comment